Formulare und Vorlagen

Reisekosten im Inland

Reisekosten können als Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten anfallen.

Diese Kosten können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden, wenn sie so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit des Steuerpflichtigen veranlasst sind. Erledigt der Unternehmer auch in mehr als geringfügigem Umfang private Angelegenheiten, so sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. Ist dies nicht – auch nicht durch Schätzung – möglich, so gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die private Lebensführung.

Überwiegend werden die Reisekosten von selbständigen Unternehmern und von Arbeitnehmern gleich behandelt. Bei Unternehmern wird der Begriff “Geschäftsreise” verwendet und es stellt sich jeweils die Frage der Absetzbarkeit als Betriebsausgabe bzw. die Behandlung als Aufwand. Bei Arbeitnehmern spricht man von “Dienstreise” und es stellt sich jeweils die Frage der lohnsteuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber oder alternativ der Ansatz für den Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung.

Für die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten sind folgende Anlässe zu unterscheiden:

a) Dienst-/Geschäftsreise

Ortswechsel einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlass einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn jemand außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird und nicht anzunehmen ist, dass diese auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an regelmäßige Arbeitsstätte geworden ist, z. B. bei einer Versetzung.

Hinweis:
Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung schon dann vor, wenn der Arbeitnehmer den Betrieb des Arbeitgebers mit einer gewissen Nachhaltigkeit, d.h. fortdauernd und immer wieder anfährt, um von dort weiter zu einer Einsatzstelle zu fahren.

Bei einer längerfristigen vorübergehenden Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist nur für die ersten drei Monate eine Dienstreise anzuerkennen; nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen.

b) Fahrtätigkeit

Die berufliche Tätigkeit wird auf einem Fahrzeug ausgeübt, z.B. Berufskraftfahrer, Betonund Kiesführer, Bus- und Straßenbahnführer, Taxifahrer, Lokführer und Zugbegleitpersonal.
Keine Fahrtätigkeit liegt dagegen vor bei Verkaufsfahrern, Kundendienstmonteuren, Fahrlehrern oder Kraftfahrern im Zustelldienst.

c) Einsatzwechseltätigkeit

Die individuelle berufliche Tätigkeit wird typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten ausgeübt, z. B. Bau- und Montagearbeiter, Mitglieder einer Betriebsreserve für Filialbetriebe, Auszubildende, bei denen keine Ausbildungsstätte als Mittelpunkt ihrer Ausbildungstätigkeit angesehen werden kann. In den Fällen der Einsatzwechseltätigkeit gilt die jeweilige Tätigkeitsstätte als regelmäßige Arbeitsstätte. Insofern liegen hier vom Grundsatz her keine Dienstreisen vor.

Allerdings ist nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes der Einsatz an verschiedenen Stellen innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes (hier: Forstwirt mit wechselndem Einsatz innerhalb eines Reviers) keine Einsatzwechseltätigkeit, sondern jeweils eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Dies gilt z. B. auch bei Einsätzen auf einem Werksgelände, Hafengebiet oder Neubaugebiet.

Hinweis:
Bei auswärtigen Tätigkeitsstätten, die sich infolge der Eigenart der Tätigkeit laufend örtlich verändern, z. B. bei dem Bau einer Autobahn oder der Montage von Hochspannungsleitungen, gilt die Dreimonatsfrist nicht. Sie gilt ebenfalls nicht für Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum hinweg eine Auswärtstätigkeit an täglich mehrmals wechselnden Tätigkeitsstellen innerhalb einer Gemeinde oder deren Umgebung ausüben, z. B. Reisevertreter.
Seit dem 1.1.2006 ist die Dreimonatsfrist allerdings dann anzuwenden, wenn ein Arbeitnehmer bei einer Einsatzwechseltätigkeit längerfristig vorübergehend an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte eingesetzt wird.

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Unternehmer bzw. Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Sie können sowohl Betriebsausgaben als auch Werbungskosten darstellen.

Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel wird der entrichtete Fahrpreis einschließlich eventueller Zuschläge angesetzt.

Wird ein betriebliches Fahrzeug benutzt, sind die anteiligen Aufwendungen über die Gesamtkosten des Fahrzeugs in den Betriebsausgaben enthalten.

Bei der Benutzung von privaten Kraftfahrzeugen kann zwischen folgenden Abzugsvarianten gewählt werden:

a) Einzelnachweis

Für einen Einzelnachweis müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer (z.B. anhand eines Fahrtenbuchs) ermittelt werden.
Eine Bezugnahme auf die Kilometersätze der ADAC-Tabellen lässt die Rechtsprechung nicht zu. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen, u. a. für Haftpflicht, Teilkasko, Kaskoversicherung, Abschreibung, Benzin, Öl, Reparaturen, Inspektion, Garage und Pflegedienst in einfachen Aufzeichnungen festgehalten werden. Bei einem geleasten Fahrzeug gehört eine eventuelle Sonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung ebenso in voller Höhe zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs wie die laufenden Leasingraten.

Bei der Gesamtkostenermittlung ist für Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen (AfA). Bei einer hohen Fahrleistung kann auch eine kürzere Nutzungsdauer anerkannt werden.

Ist ein Kostennachweis (teilweise) nicht möglich, kann der Aufwand geschätzt werden, wobei von den für den Steuerpflichtigen ungünstigsten Umständen auszugehen ist und auch ein Schätzungsrisiko zu seinen Lasten geht.

b) Fahrzeugindividueller Kilometersatz

Nach einem vorangegangenen Einzelnachweis darf der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelte Kilometersatz auch in den Folgejahren angewendet werden. Dies ist so lange möglich, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z.B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums. Zusätzlich sind die während einer Dienst-/Geschäftsfahrt tatsächlich angefallenen Park- und Straßenbenutzungsgebühren absetzbar.

c) Pauschaler Kilometersatz

Bei der Benutzung eines privaten Fahrzeugs können die Fahrtkosten auch mit folgenden pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden:

  • bei einem Kraftwagen 0,30 Euro je Fahrtkilometer
  • bei einem Motorrad oder einem Motorroller 0,13 Euro je Fahrtkilometer
  • bei einem Moped oder Mofa 0,08 Euro je Fahrtkilometer
  • bei einem Fahrrad 0,05 Euro je Fahrtkilometer

Die zurückgelegten Fahrkilometer sind z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung festzuhalten. Für jede Person, die aus beruflicher Veranlassung mitgenommen wird, erhöht sich dieser pauschale Kilometersatz bei Benutzung eines Kraftwagens um 0,02 Euro auf 0,32 Euro je Fahrtkilometer und bei Benutzung eines Motorrads oder eines Motorrollers um 0,01 Euro auf 0,14 Euro je Fahrtkilometer.

Mit den Pauschalen werden grundsätzlich sämtliche, üblicherweise mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt, z.B. für Kraftfahrzeugsteuern, Haftpflichtversicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für eine Garage, Absetzungen für Abnutzung, Kreditzinsen etc.

Neben diesen Pauschbeträgen können auch außergewöhnliche Aufwendungen angesetzt werde (nicht vorhersehbar). Hierzu gehören insbesondere Kosten, die auf Unfallschäden oder Diebstahl des Fahrzeugs beruhen, sowie Absetzungen für außergewöhnliche technische Abnutzung. Auch die auf Dienstreisen entstehenden Parkgebühren werden neben den Pauschbeträgen als Werbungskosten zum Abzug zugelassen (siehe unten bei “Reisenebenkosten”)

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Bei “Dienst-/Geschäftsreisen” können Aufwendungen für folgende Fahrten als Reisekosten angesetzt werden:

  • Fahrten zwischen Wohnung oder regelmäßiger Arbeitsstätte und einer auswärtigen Tätigkeitsstätte oder einer auswärtigen Unterkunft einschließlich sämtlicher Zwischenheimfahrten,
  • innerhalb desselben Dienstverhältnisses/Unternehmens die Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten, mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes,
  • Fahrten zwischen einer Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte/ihrem Einzugsbereich und der auswärtigen Arbeitsstätte.

Bei einer “Fahrtätigkeit” sind die Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, Standort, Fahrzeugdepot oder Einsatzstelle in den Fällen, in denen der Einsatzort ständig wechselt, als Aufwendungen für Fahrten bei einer Einsatzwechseltätigkeit zu berücksichtigen (s. u.). Ansonsten stellen sie Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar (mit der Folge der Entfernungspauschale des § 9 Abs.1 Satz 3 Nr.4 EStG).

Im Falle einer “Einsatzwechseltätigkeit” können Fahrtkosten grundsätzlich nur dann als Reisekosten angesetzt werden, wenn die Entfernung zwischen Einsatzstelle und Wohnung mehr als 30 km beträgt. Sonstige Beschränkungen bestehen nicht mehr.

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Wichtige Änderung ab 01.01.2007:

Nicht zu den Werbungskosten eines Arbeitnehmers sind ab dem Jahr 2007 die Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zu zählen (verfahrensrechtlich gelten jedoch dieselben Grundsätze wie für “echte” Werbungskosten). Zur Abgeltung erhöhter Aufwendungen für diese Wege kann aber ab dem 21. Entfernungskilometer eine verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale (wie Werbungskosten) angesetzt werden.

Die Entfernungspauschale beträgt für jeden Entfernungskilometer der kürzesten Straßenverbindung zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte 0,30 Euro; berücksichtigt werden nur volle Kilometer. Eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig benutzt wird.

Für die Wege, für die kein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen benutzt wird, ist die Entfernungspauschale auf insgesamt 4500 Euro begrenzt. Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken und bei steuerfreier Sammelbeförderung. Steuerfreie oder pauschal versteuerte Aufwendungszuschüsse bzw. Sachleistungen des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind auf die Entfernungspauschale anzurechnen.

Praxishinweis: Es ist wie bisher die ungekürzte Entfernung zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte im Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung bzw. in der Einkommensteuererklärung anzugeben. Das Finanzamt vermindert dann die angegebene Entfernung selbständig um die ersten 20 Entfernungskilometer.

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Grundsätzlich können nur die Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden, die nicht vom Arbeitgeber oder von anderer Seite steuerfrei ersetzt worden sind.

Wichtig bei der Arbeitgebererstattung:
Die Erstattung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber ist gemäß § 3 Nr.16 EStG insoweit steuerfrei, als höchstens die oben angegebenen Beträge erstattet werden. Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.

2. Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen für Reisen im Inland dürfen nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht mehr zulässig. Es gelten folgende Pauschbeträge:

  • Dauer der Abwesenheit mindestens 24 Stunden: Pauschbetrag 24 Euro
  • Dauer der Abwesenheit mind. 14, weniger als 24 Std.: Pauschbetrag 12 Euro
  • Dauer der Abwesenheit mind. 8, weniger als 14 Std.: Pauschbetrag 6 Euro

Bei den Dienstreisen wird nicht mehr zwischen ein- und mehrtägigen Reisen unterschieden; maßgebend ist allein die Dauer der Abwesenheit. Die Abwesenheitszeiten sind kalendertagsbezogen. Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag durch, dann sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen.

Eine Ausnahme hiervon besteht für Nachtarbeiter: eine Tätigkeit, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Es ist keine Kürzung der Pauschbeträge vorzunehmen, wenn ein Arbeitnehmer bei einer Dienstreise Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhält und keine Bewirtung (z. B. Arbeitsessen) im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien vorliegt. In diesen Fällen ist ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Arbeitnehmer gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit unterschreitet.

» Sachbezugswerte 2007: Frühstück: 1,50 €; Mittag- oder Abendessen: 2,67 €

Bei Dienstreisen bestimmt sich die Abwesenheitsdauer nach der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei einer Fahrtätigkeit oder Einsatzwechseltätigkeit ist allein die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung maßgebend.

Die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen gelten sowohl für Dienstreisen als auch für Einsatzwechseltätigkeiten und für Fahrtätigkeiten.

Wichtig bei der Arbeitgebererstattung:
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Tagegelder in dem Umfang steuerfrei erstatten, in dem der Arbeitnehmer diese ansonsten als Werbungskosten abziehen kann. Soweit diese Erstattung über den steuerfreien Spesen liegt, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser ist entweder nach den individuellen Merkmalen der Lohnsteuerkarte des begünstigten Arbeitnehmers oder im Wege einer Lohnsteuerpauschalierung (25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und grundsätzlich auch Kirchensteuer) zu versteuern. Die Pauschalierung ist nur möglich, soweit diese Vergütungen die oben genannten Pauschbeträge um nicht mehr als 100 % übersteigen.

3. Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Sie sind grundsätzlich durch Einzelbelege nachzuweisen. Der Beleg muss die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde.

Exkurs zur Umsatzsteuer:
für die Anerkennung der für den Arbeitgeber hierdurch entstehenden Vorsteuern ist wichtig, dass in der Rechnung immer der Unternehmer als Leistungsempfänger bezeichnet wird! Nur bei Kleinbetragsrechnungen – d. h. bis einschließlich 150 Euro (ab 01.01.2007) – ist dies nicht erforderlich; aber auch hier darf keinesfalls der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger bezeichnet sein, sondern lediglich als Übernachtender.

Die Übernachtungskosten können auch geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind.

Zu den Übernachtungskosten gehören nur die Aufwendungen für die Unterkunft, nicht jedoch diejenigen für das Frühstück. Wird für die Überlassung des Zimmers und die Gewährung des Frühstücks nur eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag gestellt, so muss der auf das Frühstück entfallende Anteil aus dem Gesamtbetrag ausgeschieden werden. Lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten um 4,50 Euro zu kürzen. Ohne ein solches Herausrechnen muss der Sachbezugswert des Frühstücks versteuert werden.

Zu beachten ist aber:
Erhält der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten ein Frühstück unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt (z.B. bei Zimmerreservierung durch den Arbeitgeber), so sind die unter Punkt 3 dargestellten Grundsätze zur unentgeltlichen Verpflegung anzuwenden. Das heißt, dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers ist ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 1,48 Euro (ab 1. Januar 2006) zuzurechnen. Eine Kürzung um 4,50 Euro ist nicht vorzunehmen.

Übernachtet ein Arbeitnehmer, der eine Fahrtätigkeit ausübt, so können die Übernachtungskosten wie bei einer Dienstreise lohnsteuerfrei erstattet werden, es sei denn, der Arbeitnehmer übernachtet im Fahrzeug.

Bei der Übernachtung eines Arbeitnehmers mit einer Einsatzwechseltätigkeit gelten die Grundsätze für doppelte Haushaltsführung. Danach können die für die Übernachtung tatsächlich angefallenen Kosten oder ohne Einzelnachweis ein Pauschbetrag bis zu 20 Euro (für maximal drei Monate) lohnsteuerfrei ersetzt werden.

Wichtig bei der Arbeitgebererstattung:
Für jede Übernachtung darf der Arbeitgeber an Stelle der tatsächlichen Übernachtungskosten einen Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung steuerfrei zahlen. Dies gilt jedoch jeweils nicht,

  • wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat,
  • wenn der Arbeitnehmer in einem Kraftfahrzeug übernachtet,
  • wenn der Arbeitnehmer einen Schlafwagen oder eine Schiffskabine benutzt und die Übernachtung nicht in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet hat.

Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist ein Wechsel zwischen Ersatz der Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe und der Pauschbetragserstattung für Reisetage möglich.

4. Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind die bei einer Geschäfts-/Dienstreise anfallenden tatsächlichen Aufwendungen für z. B.:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschließlich Reisegepäckversicherung soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt)
  • Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner
  • Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten (s. o.) als Reisekosten angesetzt werden
  • Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken

Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind, wie beispielsweise Bekleidungskosten, Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern u. a. Reiseausrüstung können nicht als Reisenebenkosten steuerlich geltend gemacht werden.

Die Reisenebenkosten in tatsächlich angefallener Höhe kann entweder der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern gemäß § 3 Nr.16 EStG steuerfrei erstatten oder letztere können sie als Werbungskosten von ihren Einnahmen abziehen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte gerne an uns.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die uneingeschränkte Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

Stand: April 2007