Hinweise zur Umsatzsteuer

Jede Warenlieferung und Dienstleistung, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, unterliegt der Umsatzsteuer. Ebenso sind die Einfuhr bzw. der innergemeinschaftliche Erwerb von Gegenständen im Inland gegen Entgelt sowie die Entnahme von Waren und Dienstleistungen aus dem Unternehmen für nicht unternehmerische Zwecke der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) zu unterwerfen, soweit nicht besondere Befreiungsvorschriften (insbesondere §4 UStG) anzuwenden sind. Der Regelsteuersatz beträgt seit dem 1.1.2007 19 % und wird grds. auf den Netto-Rechnungsbetrag berechnet. Für bestimmte Umsätze gilt abweichend davon der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % (vgl. §12 Abs.2 UStG i.V.m. Anlage 2 zum UStG), so zum Beispiel für nahezu alle Lebensmittel (ausgenommen Getränke- und Gaststättenumsätze), die meisten land- und forstwirtschaftlichen Produkte, Bücher, Broschüren, Kunstgegenstände und seit dem 1.1.2010 auch für die kurzfristigen Beherbergungsleistungen durch Hotels oder Campingplätze.

Die Rechnung

Werden für einen anderen Unternehmer im Inland steuerbare Lieferungen oder Leistungen erbracht, so ist darüber (innerhalb von 6 Monaten) eine Rechnung zu erstellen, die gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten muss:

• vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder USt-Ident.-Nr. des Leistenden (im Falle innergemeinschaftlicher Lieferungen bzw. Dienstleistungen auch die USt-Ident.-Nr. des Leistungsempfängers)
• Rechnungsausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge der Lieferung (handelsübliche Bezeichnung) bzw. der Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt/-raum der Lieferung/Leistung (wichtig: auch wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind!)
• nach Steuersätzen und -befreiungen getrennt aufgeschlüsseltes Entgelt
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Nettoentgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf etwaige Steuerbefreiungen bzw. Hinweis bei Anwendung der „Kleinunternehmerregelung“ (§19 UStG)
• ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers i.S.d. §13b UStG

Bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR wird zum einen auf die Angabe des Leistungsempfängers verzichtet, und zum anderen müssen der Steuerbetrag, das Nettoentgelt und die Steuernummer nicht gesondert in der Rechnung ausgewiesen werden; es genügt die Angabe des Steuersatzes und des Bruttoentgelts. Dieses gilt jedoch nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§6a UStG) sowie bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG (vgl. §33 UStDV). Zudem gibt es Erleichterungen für Fahrausweise (vgl. §34 UStDV).

Der Vorsteuer-Abzug

Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer die Umsatzsteuerbeträge, die ihm von anderen Unternehmen ordnungsgemäß in Rechnung gestellt wurden, von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld als so genannte Vorsteuer abziehen, wenn er die Voraussetzungen für den Vorsteuer-Abzug erfüllt (vgl. §15 UStG).
Der Unternehmer hat den Umsatzsteuer-Betrag, den er an das Finanzamt abzuführen hat (Zahllast), selber zu berechnen sowie dem Finanzamt grds. bis zum 10. Tag des folgenden Monats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen und durch Zahlung auszugleichen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Je nach Steuerschuld gelten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung folgende Erklärungs- und Zahlungsfristen:

• monatlich, wenn die Steuerschuld bzw. der Vorsteuer-Überschuss im Vorjahr über 7.500 €,
• vierteljährlich, wenn die Steuerschuld im Vorjahr nicht mehr als 7.500 € und
• jährlich, wenn die Steuerschuld im Vorjahr nicht mehr als 1.000 €

beträgt.

Unternehmensgründer, soweit sie nicht Kleinunternehmer sind, haben in den ersten zwei Kalenderjahren die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abzugeben und durch Zahlung zu begleichen. Die Erstattung von Vorsteuerüberhängen liegt dagegen im Ermessen der Finanzverwaltung, die vor Auszahlung auch eine Sicherheitsleistung verlangen kann.

Seit dem 1. Januar 2005 muss die Umsatzsteuervoranmeldung nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Fristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Auf Antrag kann das Finanzamt für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Voranmeldungen eine Dauerfristverlängerung von einem Monat gewähren. Bei der monatlichen (nicht jedoch der vierteljährlichen) Fristverlängerung ist hierfür eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Steuerschuld zu leisten, die sodann jährlich (im Rahmen der USt-Voranmeldung für den Dezember) mit der Umsatzsteuerschuld verrechnet wird.

Vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte?

Die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt hat der Unternehmer im Regelfall nach vereinbarten Entgelten, d.h. nach Leistungserfüllung und Rechnungserstellung, aber meist vor der Bezahlung zu berechnen. Auf Antrag kann das Finanzamt jedoch gestatten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten, d.h. nach den Zahlungseingängen entsprechend den Zahlungsströmen der „Einnahme-Überschuss-Rechnung“, abführt. Es müssen dafür jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• der Gesamtumsatz i.S.d. §19 Abs.3 UStG beträgt im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 500.000 €,
• oder Befreiung von der Buchführungspflicht (§148 AO),
• oder für Umsätze aus der Tätigkeit als Freiberufler i.S.d. §18 EStG.

Kleinunternehmer-Regelung

Von Kleinunternehmern (d. h. Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr max. 17.500,00 € und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000,00 €; Gesamtumsatz in diesem Sinne ist der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer) wird die Umsatzsteuer nicht erhoben (in deren Rechnungen darf daher kein gesonderter Steuerausweis erfolgen), sie haben jedoch auch keinen Vorsteuerabzug. Im Gründungsjahr wird der tatsächliche Gesamtumsatz, soweit der Unternehmer nur in einem Teil des Kalenderjahres tätig war, in einen Jahresgesamtumsatz umgerechnet; entscheidend ist hier im laufenden Jahr jedoch die Grenze von 17.500,00 € und nicht die von 50.000,00 €.

Der Unternehmer kann auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer auf Antrag gegenüber dem Finanzamt verzichten, ist dann jedoch 5 Jahre an den Antrag gebunden. Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung kann z.B. dann sinnvoll sein,

• wenn es sich bei dem Kundenkreis überwiegend um Unternehmer handelt, die Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis verlangen oder
• wenn aufgrund erheblicher Gründungsinvestitionen der Vorsteuer-Abzug genutzt werden soll.

Aufzeichnungspflichten

Für Umsatzsteuerzwecke sind vorgeschriebene laufende Aufzeichnungen zu führen. Insbesondere Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind als Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Abgabenordnung sowie §14b UStG). Die Zehnjahresfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus sind vor allem für den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den EU-Staaten und Drittstaaten zahlreiche besondere Vorschriften zu beachten. Seit 1.1.2012 gelten im Übrigen neue Regelungen für den Nachweis von innergemeinschaftlichen Lieferungen (Gelangensbestätigung) bzw. von Ausfuhrlieferungen (Ausfuhrnachweis bzw. Ausgangsvermerk im elektronischen Verfahren), vgl. §§9, 10 UStDV.

Handelsumsätze innerhalb der EU

Bei Verkäufen innerhalb der EU wird unterschieden zwischen Verkäufen an Privatpersonen und gewerblichem Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Unternehmern:

• Bei grenzüberschreitenden Verkäufen an Privatpersonen innerhalb der EU gilt grds. das so genannte „Ursprungslandprinzip“. Privatpersonen, die in Deutschland Produkte kaufen (ausgenommen neue Kraftfahrzeuge und verbrauchssteuerpflichtige Waren) werden mit deutscher Umsatzsteuer belastet. Eine Inanspruchnahme der Steuerbefreiung für Lieferungen an Privatpersonen ist nur noch bei der Ausfuhr von Gegenständen in Drittstaaten möglich. Überschreiten die Lieferungen eines einzigen Lieferanten an Privatpersonen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat die für dieses Land festgesetzte Lieferschwelle, so muss sich der Lieferer in dem anderen EU-Staat umsatzsteuerlich registrieren lassen.
• Im grenzüberschreitenden gewerblichen Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen Unternehmern gilt grds. das „Bestimmungslandprinzip“. Lieferungen eines deutschen Unternehmers an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat sind von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Für den empfangenden Unternehmer fällt die in seinem Land geltende Umsatzsteuer (für den innergemeinschaftlichen Erwerb) an. In der Rechnung müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden und des empfangenden Unternehmers angegeben werden. Der Vorsteuerabzug ergibt sich wie bisher nach den jeweils geltenden steuerlichen Regelungen. Die Ausfuhr von Waren eines deutschen Unternehmers in einen anderen EU-Mitgliedsstaat wird damit vollständig von deutscher Umsatzsteuer entlastet. Ist der deutsche Unternehmer beispielsweise Empfänger einer Lieferung aus einem anderen EU-Land, so muss er die Umsatzsteuer auf diesen innergemeinschaftlichen Erwerb in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert ausweisen und abführen; er darf den Betrag jedoch gleichzeitig gesondert als Vorsteuer geltend machen, d.h. verrechnen, sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Außenhandel mit Unternehmen in Drittstaaten

Bei der Wareneinfuhr aus Drittstaaten wird in Deutschland Einfuhr-Umsatzsteuer erhoben; es gelten die deutschen Steuersätze von 19% bzw. 7%. Die Einfuhr-Umsatzsteuer hat der deutsche Unternehmer an die zuständigen Zollbehörden zu zahlen; er kann sie danach, Vorsteuerabzugsberechtigung vorausgesetzt, wie eine Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Lieferungen an Unternehmer in Drittländer sind im Regelfall in Deutschland steuerfrei; es sind vom deutschen Unternehmer jedoch besondere Vorschriften zu Ausfuhrnachweisen und sonstige buchmäßige Nachweise bei Ausfuhrlieferungen zu beachten. Dem deutschen Unternehmer steht in diesem Fall, soweit er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, der deutsche Vorsteuerabzug aus Vorleistungen zu. Auch Ausfuhren werden damit vollständig von der deutschen Umsatzsteuer entlastet.

Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Seit 1.1.2010 gilt die Grundregel, dass sonstige Leistungen i. S. d. §3 Abs.9 UStG an Unternehmen für deren Unternehmen dort steuerbar sind, wo der Leistungsempfänger (Auftraggeber) bzw. die leistungsempfangende Betriebsstätte seinen/ihren Sitz hat (§3a Abs.2 UStG).

Dabei gilt für die umsatzsteuerliche Behandlung im EU-Ausland, dass entsprechend der EU-Mehrwertsteuersystem-Richtlinie in allen Mitgliedstaaten beim Bezug von Leistungen, die der vorstehend genannten Grundregel unterliegen, das sog. Reverse-charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft, §13b UStG) Anwendung findet. Danach schuldet grds. der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer für die bezogene sonstige Leistung auf der Grundlage des anzuwendenden Steuersatzes seines eigenen Landes, kann die entrichtete Steuer jedoch unter den allgemeinen Voraussetzungen gleichzeitig wieder als Vorsteuer abziehen. Der Ausweis ausländischer Umsatzsteuer und die umsatzsteuerliche Registrierung des Dienstleisters im Ausland ist somit nicht erforderlich.

Liegt der Sitz des Leistungsempfängers dagegen im Drittland, ist die Beurteilung der Situation jedoch deutlich schwieriger, da es anders als in der EU keine einheitlichen umsatzsteuerlichen Rechtsgrundlagen gibt. So wird teilweise eine dem Reverse-charge-Verfahren ähnliche Praxis angewandt (wie z.B. in der Schweiz). Auch kann es sein, dass der Umsatz steuerlich gar nicht erfasst wird, weil er z.B. nach dem Umsatzsteuerrecht des ausländischen Staates kein Steuergegenstand ist oder ein vergleichbares Besteuerungssystem gänzlich fehlt, wie z.B. in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Letztendlich kann nur ein Blick in das jeweilige nationale Gesetz Gewissheit über die steuerliche Behandlung der Dienstleistung im Drittland geben.

Zusammenfassende Meldung

Zur Überprüfung, ob der Leistungsempfänger die Versteuerung des (steuerfrei in Rechnung gestellten) innergemeinschaftlichen Leistungsbezugs tatsächlich vornimmt, sind seit 1.1.2010 nahezu alle innergemeinschaftliche Leistungen, d.h. sowohl innergemeinschaftliche Lieferungen als auch innergemeinschaftliche Leistungen, in der Zusammenfassenden Meldung anzugeben (§18a UStG). Der bisherige quartalsweise Meldezeitraum ist seit dem 1.7.2010 für Lieferungen auf monatliche Meldungen verkürzt worden. Die Zusammenfassende Meldung kann für sonstige Leistungen allerdings weiterhin quartalsweise abgegeben werden. Die Meldungen sind jeweils bis zum 25. des auf den Monat bzw. das Quartal der Ausführung der Leistung folgenden Monats an das Bundeszentralamt für Steuern (grds. auf elektronischem Wege) zu richten.

Für weitere Informationen zur Umsatzsteuer wenden Sie sich bitte gerne an uns.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die uneingeschränkte Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

Stand: Januar 2012