Ausweitung der Pflicht zur Veröffentlichung von Jahresabschlüssen

Indem der Gesetzgeber das System der Handelsregisterführung auf elektronischen Betrieb umgestellt hat, sind damit einhergehend auch die Regelungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen reformiert worden.

Demnach können Unterlagen zukünftig nur noch auf elektronischem Wege beim Handelsregister eingereicht werden. Die Pflicht zur notariellen Beglaubigung bzw. Beurkundung bleibt jedoch erhalten. Für die Unternehmen ändert sich daher insoweit nicht viel.

Sehr viel weit reichender sind dagegen die Änderungen zur Offenlegung der Jahresabschlüsse. Um etwaige Ordnungsgeldandrohungen zu vermeiden, soll die neue Rechtslage im Folgenden dargestellt werden.

Einführung:

Unternehmen, deren Haftung auf das Eigenkapital begrenzt ist – wie z.B. GmbH und AG – sind zur Veröffentlichung ihrer Jahresabschlüsse verpflichtet. Hierdurch soll etwaigen Geschäftspartnern die Möglichkeit gegeben werden, die Kreditwürdigkeit des Unternehmens zu prüfen. Die Beschränkung der Offenlegung auf Unternehmen mit beschränkter Haftung liegt in den zumeist geringen Haftbeträgen sowie deren Insolvenzanfälligkeit begründet.
Auf der anderen Seite jedoch haben insbesondere kleine und mittelgroße Gesellschaften, die personen- oder familiengebunden sind, aber gar kein Interesse daran, öffentlichen Einblick in ihre Unternehmenszahlen zu gewähren.

Bis zum 31. Dezember 2006 war es gesetzliche Regelung, dass Kapitalgesellschaften sowie Handelsgesellschaften mit beschränkter Haftung (z.B. GmbH & Co. KG) verpflichtet waren, ihre Unternehmensdaten beim Handelsregister zu hinterlegen und ggf. zusätzlich im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. In diese Daten konnte jedermann Einsicht nehmen. Sofern Unternehmen der Pflicht zur Offenlegung nicht nachkamen, wurde das Handelsregister nur auf Antrag tätig und forderte das Unternehmen unter Androhung eines Ordnungsgeldes zur Einreichung der Unterlagen auf. Solche Anträge kamen jedoch nur vereinzelt vor. Daher kamen in der Vergangenheit nur wenige Unternehmen der Pflicht zur Offenlegung ihrer Unternehmenszahlen nach.

Mit der Gesetzesänderung wird nun das wesentliche Ziel umgesetzt, nunmehr vollständig zu prüfen, ob alle offenlegungspflichtigen Unternehmen dieser Pflicht nachkommen. Falls nicht, soll die Offenlegung notfalls „erzwungen“ werden.

Zu bemerken ist, dass nur die Normen zur Art der Offenlegung und die Sanktionen bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht geändert wurden. Die übrigen Vorschriften (insbesondere der Umfang und Inhalt der offen zu legenden Unterlagen) sind unverändert geblieben.

Wer muss offen legen?

Die Offenlegung von Unterlagen ist erforderlich bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, KGaA) und Gesellschaften, bei denen nicht wenigstens ein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist (z. B. GmbH & Co. KG). Sonderregelungen für gemeinnützige Betriebe bestehen nicht, so dass ebenso eine gemeinnützige GmbH, nicht jedoch ein gemeinnütziger Verein, offenlegungspflichtig ist.

Was muss offen gelegt werden?

1. Offenlegung eines Einzelabschlusses

Bei der Offenlegung eines Einzelabschlusses differenziert das HGB zwischen kleinen, mittelgroßen und großen Gesellschaften. Für kleine und mittelgroße Gesellschaften sehen §§ 326, 327 HGB verschiedene Erleichterungen bei der Offenlegung vor:

2. Offenlegung eines Konzernabschlusses

Einen Konzern kann eine Pflicht zur Veröffentlichung eines Konzernabschlusses nur dann treffen, wenn dieser Konzern überhaupt einen Konzernabschluss aufstellen muss. Das HGB differenziert in diesem Zusammenhang zwischen kleinen und großen Konzernen. Ein kleiner Konzern ist von der Pflicht, einen Konzernabschluss aufstellen zu müssen, nach § 293 HGB befreit. Ein kleiner Konzern im Sinne des HGB ist ein solcher, der mindestens zwei der folgenden drei Grenzwerte an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreitet:

Eine Befreiung von der Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses nach den für Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften kommt für OHGs und KGs i.S.d. § 264a HGB dann in Frage, wenn sie

• a) in den Konzernabschluss eines Mutterunternehmens einbezogen ist, das seinen Sitz in einem EU-Mitgliedstaat oder in einem EWR-Vertragsstaat hat oder
• b) in den Konzernabschluss eines anderen Unternehmens einbezogen ist, das persönlich haftender Gesellschafter dieser Personenhandelsgesellschaft ist.

Ferner muss dieser Konzernabschluss sowie der Konzernlagebericht im Einklang mit den EU-Richtlinien 83/349/EWG (Konzernabschlussrichtlinie) und 84/253/EWG (Prüferrichtlinie) aufgestellt, geprüft und offen gelegt sein. Die offen zu legenden Unterlagen müssen in deutscher Sprache eingereicht werden. Auf die Befreiung der Personenhandelsgesellschaft muss im Anhang des Konzernabschlusses hingewiesen werden.

Liegen bei einer Personenhandelsgesellschaft die Befreiungsvoraussetzungen des § 264b HGB vor, so muss diese Gesellschaft lediglich einen Abschluss nach den für alle Kaufleute geltenden Vorschriften aufstellen.

Wann muss die Offenlegung erfolgen?

Grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres. Börsennotierte Gesellschaften unterliegen einer Frist von vier Monaten nach Geschäftsjahresende.

Wo sind die Unterlagen offen zu legen?

Die Unterlagen müssen ausschließlich beim Elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden. Von dort werden Sie an das Unternehmensregister weitergeleitet und in den Datenbestand eingestellt. Die Daten sind dort für jedermann elektronisch (via Internet) einsehbar.

Wie sind die Unterlagen offen zu legen?

Grundsätzlich sind die Unterlagen elektronisch beim Bundesanzeiger einzureichen. Für eine Übergangszeit ist auch die Übersendung von Papierunterlagen zulässig.

Wie hoch sind die Kosten der Offenlegung?

Die Kosten für die Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger hängen von der Art der eingereichten Daten ab. Werden die Daten als Datei im XML-Format angeliefert fallen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften im günstigsten Fall Pauschalpreise von € 50,00 bzw. € 70,00 (zzgl. Umsatzsteuer) an.

Sanktionen bei Verstoß gegen die Offenlegungspflicht

Nach § 329 Abs. 1 S. 1 HGB prüft der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers aufgrund der ihm von den Registergerichten übermittelten Handelsregisterdaten, ob die offenlegungspflichtigen Unternehmen ihren Verpflichtungen fristgerecht und vollständig nachgekommen, d. h. die Unterlagen lagen fristgemäß und vollständig eingereicht worden sind. Stellt der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers fest, dass die offen zu legenden Unterlagen nicht oder nur unvollständig eingereicht worden sind, unterrichtet er das Bundesamt für Justiz (§ 329 Abs. 4 HGB i. V. m. §§ 335 Abs. 1 S. 1 Hs. 1, 340o S. 1, 341o S. 1 HGB).

Das Bundesamt für Justiz führt dann ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 Abs. 2-6 HGB durch. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500,- € und höchstens 25.000,- € (§ 335 Abs. 1 S. 4 HGB).

Ein Ordnungsgeld wird nicht unmittelbar nach Feststellung eines Verstoßes festgesetzt. Vielmehr wird den offenlegungspflichtigen Beteiligten zunächst unter Androhung eines Ordnungsgeldes in einer bestimmten Höhe aufgeben, innerhalb einer Frist von sechs Wochen vom Zugang der Androhung an ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder die Nichteinhaltung durch einen Einspruch gegen die Verfügung zu rechtfertigen. Erst wenn die Beteiligten nicht spätestens sechs Wochen nach dem Zugang der Androhung der gesetzlichen Pflicht nachgekommen sind oder die Unterlassung gerechtfertigt haben, wird das Ordnungsgeld in der vorher – in der Androhung – bestimmten Höhe festgesetzt. Zugleich wird die frühere Verfügung (Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen oder Rechtfertigung der Unterlassung) unter Androhung eines erneuten Ordnungsgeldes wiederholt.

Ein Einspruch gegen die Androhung des Ordnungsgeldes hat keine aufschiebende Wirkung. Gegen die Ablehnung des Einspruchs und gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann sofortige Beschwerde beim Landgericht Bonn erhoben werden.

Ab wann gelten die neuen, verschärft sanktionierten Vorschriften zur Offenlegung?

Die neuen Vorschriften zur Art der Offenlegung und die Sanktionen bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht sind erstmals für Jahresabschlüsse des Geschäftsjahres 2006 anzuwenden.

Abschließende Einschätzung und Gestaltungsmöglichkeiten

Da sich die Praxis der Offenlegung von Jahresabschlüssen in Zukunft grundlegend ändert, muss zeitnah überlegt werden, wie hierauf reagiert werden soll.

Zum einen besteht die Möglichkeit, dass nur die wirklich notwendigen Daten (ggf. auch erst nach erstmaliger Aufforderung) offen gelegt werden. Im Mittelpunkt der Überlegungen sollte dabei stehen, wie das Ausmaß der Offenlegung begrenzt werden kann. Denn der übliche Jahresabschluss unterliegt in den meisten Fällen nicht in vollem Umfang der Offenlegungspflicht.

Die schlichte Verweigerung der Offenlegung erscheint auf Dauer aber wenig Erfolg versprechend und dürfte aufgrund der zu erwartenden Verwaltungs-, Rechtsanwalts- und Gerichtskosten sowie der drohenden Ordnungsgelder recht teuer werden.

Eine andere Vorgehensweise ist, die Veröffentlichung der Unternehmenszahlen quasi als Marketinginstrument zu nutzen. Denn in den offen zu legenden Unterlagen wird schließlich auf die inhaltliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Betriebes hingewiesen. Dieses kann sich im Falle finanz- und wirtschaftsstarker Unternehmen durchaus als Wettbewerbsvorteil auswirken.

In jedem Falle ist stets zu prüfen, ob die Veröffentlichung der Geschäftszahlen Nachteile hat und ob deswegen möglicherweise eher eine defensive Strategie in Betracht kommt. In jedem Fall ist zunächst der Inhalt der gesetzlich offen zu legenden Unterlagen zu bestimmen.

Wir helfen Ihnen selbstverständlich gerne dabei.