Pflichtangaben in Rechnungen

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Ausstellung einer Rechnung

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Eine Rechnung kann dabei aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben. Die Angaben müssen jedoch leicht und eindeutig nachprüfbar sein.

Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen , der die erforderlichen Rechnungsangaben (siehe unter II) enthält. Die Rechnung ist in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Gegebenenfalls kann die Finanzverwaltung Übersetzungen verlangen, falls eine andere als die deutsche Sprache verwendet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. Rechnungen erfordern keine handschriftliche Unterschrift; elektronische Rechnungen erfordern eine elektronische Signatur (siehe unten „Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen“).

Werden Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass als Betriebsausgaben geltend gemacht, wird als Nachweis nur eine Rechnung anerkannt, die maschinell erstellt und registriert (Registrierkasse) wurde.

Führt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Pflicht zur Rechnungserteilung gilt auch für steuerbefreite Umsätze und für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn (umgekehrte Rechnung), das heißt Gutschriften, die vom Leistungsempfänger z.B. für eine Handelsvertreterleistung ausgestellt werden.

Die Verpflichtung zur Rechnungserteilung gilt nach dem Umsatzsteuerrecht grundsätzlich nicht bei sonstigen Leistungen gegenüber privaten Empfängern.
Ausnahme ist hierbei die zum 1. August 2004 durch das „Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung“ in Art. 12 eingeführte Rechnungsausstellungspflicht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung auszustellen. Alle Rechnungen müssen nach der neuen Rechtslage innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Für den Fall, dass die Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Vertragsanpassung bei Dauerleistungen infolge Umsatzsteuererhöhung:

Vielfach werden bei Verträgen über Dauerleistungen keine gesonderten Rechnungen erstellt, sondern auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages monatliche oder andere regelmäßige Zahlungen (meistens mittels Überweisung) getätigt. Um in diesen Fällen das Recht zum Vorsteuerabzug zu erhalten, muss ein solcher Vertrag alle Rechnungspflichtangaben enthalten, wobei der Leistungszeitpunkt ausreichend ist, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergibt. Betroffen sind z. B. Miet- und Pachtverträge, bei denen zur Umsatzsteuer optiert worden ist, Wartungsverträge oder Pauschalverträge mit Steuerberatern und Rechtsanwälten.
Verträge, die seit dem 1.1.2004 geschlossen worden sind, müssen nunmehr alle Rechnungspflichtangaben beinhalten, um dem Leistungsempfänger das Recht auf Vorsteuerabzug einzuräumen. Die Möglichkeit, Altverträge unverändert zu lassen, besteht ab dem 1. Januar 2007 nicht mehr. Verträge über Dauerleistungen, die als Rechnung anzusehen sind, sind an den ab 1. Januar 2007 geltenden Steuersatz anzupassen. In diesem Zusammenhang muss der nunmehr geänderte Vertrag für Zwecke des Vorsteuerabzuges des Leistungsempfängers alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten.

Hinweis: Es genügt daher gerade nicht, Altverträge (von vor 2004) nur an den erhöhten Umsatzsteuersatz anzupassen. Betroffen sind mithin alle Verträge, die noch nicht die erweiterten Rechnungspflichtangaben beinhalten. Bei der Anpassung von Verträgen an den ab dem 1. Januar 2007 geltenden Umsatzsteuersatz von 19 % sollten die Verträge dahingehend überprüft werden, ob sie alle Rechnungspflichtangaben beinhalten. Der Leistungszeitpunkt kann sich hierbei wie bisher aus den Überweisungsträgern ergeben.

Anforderungen an die Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung hat folgende Angaben zu enthalten:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag
  • Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich (z.B. „Innergemeinschaftliche Lieferung“)
  • Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers, beispielsweise bei Bauleistungen sowie bei Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Einzelheiten siehe § 13 b Umsatzsteuergesetz).

Im Einzelnen ist hierbei Folgendes zu beachten:

a) Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Wie bisher reicht es aus, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.

Wichtig: Die reine Nennung des Namens des Leistungsempfängers mit ausschließlicher Adresse an einen Dritten (c/o) für die Rechnungspflichtangaben ist nicht ausreichend. Allerdings hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hierbei eine Erleichterung geschaffen. Nun reicht es aus, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnung der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Der Leistungsempfänger ist der Adressat der Abrechnung, auch wenn die Rechnung an einen Beauftragten des Leistungsempfängers adressiert ist.
Hat der Leistungsempfänger einen Dritten mit dem Empfang der Rechnung beauftragt und wird die Rechnung unter Nennung nur des Namens des Leistungsempfängers mit „c/o“ an den Dritten adressiert, muss die Identität des Leistungsempfängers leicht und eindeutig feststellbar sein. Ein gegenüber einem anderen als dem Leistungsempfänger gesondert ausgewiesener Steuerbetrag löst eine zusätzliche Steuerschuld aus. Die Anschrift des Dritten gilt in diesen Fällen nicht als betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers, wenn dieser unter der Anschrift des Dritten nicht gleichzeitig über eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil verfügt. Dies gilt auch dann, wenn der beauftragte Dritte mit der Bearbeitung des gesamten Rechnungswesens des Leistungsempfängers beauftragt ist.

b) Finanzamtsbezogene Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers

Der leistende Unternehmer hat die finanzamtsbezogene Steuernummer für Umsatzsteuerzwecke oder die Ust-IdNr. bzw. bei Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG die Steuernummer für Ertragsteuerzwecke anzugeben. Um eine USt-IdNr. zugeteilt zu bekommen, genügt ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis.
Bei Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn ist die finanzamtsbezogene Steuernummer bzw. die USt-IdNr des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben (umgekehrte Rechnung). Eine solche Gutschrift wird häufig für Handelsvertreterleistungen ausgestellt. Der Leistungsempfänger schreibt dem Leistenden (Handelsvertreter) eine Gutschrift für seine Leistungen. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine finanzamtsbezogene Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Reisebüro oder Tankstellenbetreiber), hat er auf der Rechnung die finanzamtsbezogene Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Reiseunternehmen oder Mineralölgesellschaft) anzugeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen, die vor dem 1.1.2004 geschlossen wurden, ist es unschädlich, wenn diese keine finanzamtsbezogene Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Ein nach dem 1.1.2004 geschlossener Vertrag erfüllt die gesetzlichen Anforderungen jedoch nur, wenn er die finanzamtsbezogene Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthält.

Wichtig: Die Angabe der finanzamtsbezogenen Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr (z.B. bei Leistungsbeziehungen zwischen inländischen Unternehmern in der Baubranche, oder sonstigen Leistungen ausländischer Unternehmer) erforderlich.

c) Fortlaufende Rechnungsnummer

Durch die fortlaufende Rechungsnummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Rechnungsnummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen muss bei Neuabschlüssen ab 1.1.2004 pro Vertrag eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben werden. Die Möglichkeit, Altverträge unverändert zu lassen, besteht jedoch ab dem 1. Januar 2007 nicht mehr. Verträge über Dauerleistungen, die als Rechnung anzusehen sind, sind an den ab 1. Januar 2007 geltenden Steuersatz anzupassen. In diesem Zusammenhang muss der nunmehr geänderte Vertrag für Zwecke des Vorsteuerabzuges des Leistungsempfängers alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Es genügt daher gerade nicht, Altverträge von vor 2004 nur an den erhöhten Umsatzsteuersatz anzupassen.

Hinweis: Nach den Erläuterungen des BMF bleibt der Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger erhalten, wenn die Rechnungsnummer zwar unrichtig ist, der Leistungsempfänger dies jedoch nicht erkennen konnte. Voraussetzung ist aber, dass die sonstigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.

d) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Das BMF hat hierzu u. a. folgende Rechtsgrundsätze verfasst:

In Rechnungen müssen der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung angegeben werden. Dies gilt auch dann, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung übereinstimmt. Eine Rechnung kann hierbei aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben müssen.
Als Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird. Allerdings genügt der Hinweis „soweit nichts anders angegeben ist, gilt der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung als Zeitpunkt der Leistung“.

Aus diesen Grundsätzen sind die folgenden Schlüsse zu ziehen:

  • Sofern sich der Leistungszeitpunkt aus einem Lieferschein ergibt, muss in der Rechnung auf den Lieferschein Bezug genommen werden. Im Lieferschein muss eine gesonderte Angabe des Leistungsdatums enthalten sein oder, sofern das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum entspricht, ein dahingehender Hinweis. Die Angabe des Kalendermonats genügt.
  • Im Fall einer bewegten Lieferung ist in der Rechnung in der Regel als Tag der Lieferung der Tag des Beginns der Beförderung oder Versendung anzugeben. Die Angabe des Kalendermonats genügt. Der Lieferant kann i. d. R. auf der Rechnung den Tag des Versendens angeben.
  • In allen anderen Fällen (keine bewegte Lieferung) ist als Tag der Lieferung der Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht anzugeben. Auch hier genügt die Angabe des Kalendermonats.
  • Bei zeitlich begrenzten Dauerleistungen ist in der Regel die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt. Die Monatsangabe genügt.
  • Wurde die Lieferung oder sonstige Leistung noch nicht ausgeführt, ist die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. Auch in diesem Fall reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.
e) Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung

In der Rechnung sind die jeweiligen Entgelte aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt anzugeben.

f) Boni, Skonti und Rabatte

Es ist in der Rechnung jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen. Dies gilt sowohl im Fall des Steuerausweises in einer Rechnung als auch im Fall des Hinweises auf eine Steuerbefreiung.
Nach dem BMF-Schreiben vom 3.8.2004 genügt ein Hinweis wie: „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.“
Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Eine leichte und eindeutige Nachprüfbarkeit liegt dann vor, wenn die Dokumente über die Entgeltminderungsvereinbarung in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.
Ändert sich eine vor Ausführung der Leistung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeitpunkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen. Die Verpflichtung zur Angabe der im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts bezieht sich nur auf solche Vereinbarungen, die der Leistungsempfänger gegenüber dem leistenden Unternehmer unmittelbar geltend machen kann. Vereinbarungen des leistenden Unternehmers mit Dritten, die nicht Leistungsempfänger sind, müssen in der Rechnung nicht bezeichnet werden.

Bei Skontovereinbarungen genügt als Angabe beispielsweise: „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ den Anforderungen. Das Skonto muss also nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) angegeben werden.

g) Steuerbefreite Lieferung oder sonstige Leistung

Liegt eine Lieferung oder sonstige Leistung vor, die steuerbefreit ist, ist ein Hinweis in der Rechnung erforderlich, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Bei dem Hinweis ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG nennt. Allerdings soll in der Rechnung der Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Dabei reicht regelmäßig eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus wie z.B. „Steuerbefreiung, da Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“. Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 1.1.2004 geschlossene Verträge keinen Hinweis auf eine anzuwendende Steuerbefreiung enthalten.
Es dürfen selbstverständlich keine gesonderten Angaben des auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrags für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendenden Steuersätze gemacht werden, da keine Umsatzsteuer fällig wird.

Bei Kleinunternehmern ist ein Hinweis „Umsatzsteuer wird nicht erhoben, da Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“ zwar nicht erforderlich, aber ggf. empfehlenswert.

h) Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers

Gegebenenfalls ist in der Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG“). Diese liegt insbesondere vor bei steuerpflichtigen Umsätze wie Werklieferungen und sonstige Leistungen durch einen im Ausland ansässigen Unternehmer; bei Umsätzen, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, sowie bei Bauleistungen. Damit der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug ausüben kann, muss er seit dem 1.1.2004 eine Rechnung besitzen, die alle genannten Pflichtangaben enthält.

Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro (ab 01.01.2007, vorher 100 Euro) nicht übersteigt (z.B. Parkquittungen), gelten folgende erleichterte Vorschriften:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Angabe des Bruttoentgelts = Entgelt inkl. Umsatzsteuer) sowie
  • den anzuwendenden Steuersatz oder
  • im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Werden Bewirtungskosten aus betrieblichen Anlass als Betriebsausgaben geltend gemacht, wird als Nachweis nur eine Rechnung anerkannt, die maschinell erstellt und registriert (Registrierkasse) wurde. Aus der Rechnung müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben. Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten; dies gilt nicht wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 150 Euro nicht übersteigt.
Allerdings ist der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen durch schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen gesetzlich vorgeschrieben für den Abzug der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben. Bei Bewirtungen in einer Gaststätte genügen neben der beizufügenden Rechnung Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Die für den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer ausreichende Angabe „Speisen und Getränke“ und die für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme sind für den Betriebsausgabenabzug nicht ausreichend.

Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt jedoch nicht im Rahmen von:

  • Versandhandelslieferungen innerhalb des EU-Gemeinschaftsgebiets,
  • innergemeinschaftlichen Lieferungen und
  • Fällen der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer enthalten.

Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen

Zusätzliche Pflichten bestehen bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen. Hierzu zählen:

  • Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs (Detaillierte Angaben über Fahrzeugtyp und Fahrzeugnutzung),
  • Rechnungen für eine Reiseleistung: Hierbei ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderreglungen für Reiseleistungen nach § 25 Umsatzsteuergesetz hinzuweisen,
  • Fälle der Differenzbesteuerung (z. B. beim Gebrauchtwagenhandel): hierbei ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a Umsatzsteuergesetz hinzuweisen,
  • Sonderfälle wie z. B. Werkleistungen mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EU-Bezug; hier gelten zusätzliche Sonderregelungen.

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat.

Der Gesetzgeber hat mit dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregister (EHUG)“ klargestellt, dass auch in diesen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben wie Firma, Rechtsform, Registergericht usw. enthalten müssen, da Rechnungen als Geschäftsbriefe anzusehen sind. Dass Geschäftsbriefe bestimmte Mindestangaben enthalten müssen, ist zwar nicht neu, aber nun gibt das o. g. Gesetz die rechtliche Grundlage dafür, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestabgaben erfasst ist, also auch E-Mails oder Telefaxe.

Bei einer elektronisch übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch

  • eine qualifizierte elektronische Signatur in Übereinstimmung mit der 6. EG-Richtlinie oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
  • einen elektronischen Datenaustausch (EDI) , wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und zusätzlich für einen bestimmten Zeitraum (z.B. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder in elektronischer Form, wenn diese mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, übermittelt wird. In der zusammenfassenden Rechnung sind die Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe zusammenzufassen. Die Sammelrechnung muss alle obig aufgeführten Rechnungsmerkmale enthalten. Bei fehlenden Angaben ist auf entsprechend ergänzende Dokumente hinzuweisen.

Sonderfälle:

Per Telefax übermittelte Rechnungen:

Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzugs ist, dass der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt. Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist es durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar ist. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen, wie zum Beispiel von oder an ein Computertelefax, ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich.

Online-Fahrausweise:

Für den Sonderfall der Online-Fahrausweise, zu denen auch Online-Flugtickets gehören, ist der Vorsteuerabzug nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und die Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt. Zusätzlich hat der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Dokuments aufzubewahren, das die erforderlichen Pflichtangaben enthält.

Aufbewahrung von Rechnungen

Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren.
Bei einem Verstoß können bis zu 5000 Euro Bußgeld verhängt werden.

Private (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren nichtunternehmerischen Bereich verwenden), die aufgrund des am 1. August 2004 in Kraft getretenen „Gesetzes zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung“ von Unternehmern für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren.
Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden.
Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, beispielsweise durch einen Zusatz: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“

Wichtig ist, dass der im Inland (oder in den laut Umsatzgesetz wie Inland behandelten Gebieten) ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland (bzw. in den laut Umsatzgesetz wie Inland behandelten Gebieten) aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Hinweis: Die Doppel der Rechnungen, die der Unternehmer ausgestellt hat sowie alle Rechnungen, die der Unternehmer erhalten hat müssen über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren gut lesbar sein. Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankquittungen) haben häufig den Nachteil, dass die Schrift bereits nach kurzer Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb ist dringend zu empfehlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften.

Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten, sofern sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Hier gilt ab 1.1. 2007, dass E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z. B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc., Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten müssen.
Je nach dem, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht, ob es sich um einen Kleingewerbetreibenden, Einzelkaumann, eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), GmbH & Co. KG oder Aktiengesellschaft (AG) handelt, sind unterschiedliche Regelungen und zusätzliche Pflichtangaben zu beachten.

Zu weiteren Informationen über die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen gelangen Sie hier.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte gerne an uns.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die uneingeschränkte Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

Stand: April 2007